ワークショップで予約システムを使ってみよう

体験型講座としての「ワークショップ」をいろいろなところで見かけるようになりました。

ものづくり講座や音楽ワークショップ、体験セミナーや各種教育ワークショップのように参加者が経験や作業をしたり、ディスカッションをしながら自由な学習の場、仲間づくりの場として性別、年齢、学歴を問わず参加できるようになっています。

今回は全国にホームセンターチェーンを展開するカインズ様を例にワークショップの予約受付と効率的な予約管理のしかたをご紹介します。

カインズ様のDIY Styleとは

DIY styleとはカインズが提案する、DIYを実践するサークルです。
デザイン絵を起こし、設計図を書き、材料を集め、そして制作。
自分で制作する楽しみを皆さんで盛り上げていくことを目的に、
イベント情報や商品情報をご提供していきます。

出展:https://www.cainz.co.jp/diy_style/

木工を中心としたモノづくり講座「ワークショップ」や、木工・溶接・デジタル加工ができるスペース「カインズ工房」などのサービスを各店舗で提供しています。

店頭の予約管理業務軽減とワークショップ参加者の利便性のために

カインズ様のDIYStyleワークショップでは、インターネット予約を始める前は店頭で申込書による予約受付をおこなっていました。

システムを導入した目的は以下の２つです。

店舗スタッフの業務負担を減らす

遠隔地のお客様が予約しやすい環境を提供する

店舗は日々の接客や販売業務に繁忙しているため、できるだけワークショップの予約管理業務に負担を減らしたい意図がありました。

また、申込書による予約だと、店舗から離れたところに住んでいるお客様はわざわざ予約するために来店が必要になるため、インターネット予約の要望が多くあったことも導入に踏み切った理由のひとつです。

手軽に参加してもらうにはオープン予約（会員登録しないで予約）が良

多くの人に参加してもらい、体験してもらうことを目的とするワークショップでは、予約も簡単にできるほうが気兼ねなく参加できます。

利用者の属性や性質によって「会員登録して予約」と「会員登録しないで予約」の予約方法を切り替えると効果的です。

さまざまな講座（ワークショップ）開催日、開催時間を一つのシステムで管理

各店舗で開催するワークショップは開催日も開催時間もさまざまですが、一つのシステムで予約枠を管理し、「ラベル」「タグ」といった絞込み表示ができるようにすることで、参加希望者が目的のワークショップにスムーズにたどり着けるように工夫をしています。

たくさんの講座があり、開催時間もバラバラ

「初級工具」タグで絞り込むとスッキリ見やすくなる

キャンセルも可能にする

予約時に送られる予約確認メールには、「キャンセル用URL」を記載しています。

参加者はどうしても予約したワークショップをキャンセルしたい場合は「キャンセル用URL」をクリックすることで、キャンセルが可能です。

キャンセルの対応も電話や店舗でおこなうと大きな業務負担になりますので、キャンセル機能を使い、予約した人自らがキャンセルできるようにすれば業務負担の軽減が実現できます。

ワークショップで作る作品を写真で見せる

ワークショップで体験し、作ってもらった作品を写真で見せます。

これから参加を検討している人にとってはワークショップに参加することでどんな体験ができるのかを具体的なイメージとしてとらえることができるようになるため、参加を促すには非常に効果的です。

出展：株式会社カインズ DIYstyle 作品写真より
https://www4.revn.jp/yoyaku_diy-style/gallery/

まとめ

たくさんの人にさまざまな体験を提供することができるワークショップ（体験型講座）は、一般の企業や店舗だけでなく、学校やNPO法人などでも広く開催されています。

参加者がより便利になるだけでなく、主催者にとっても円滑な運営と効率化が実現できるようになることが予約システムに求められる大きな役割となります。